08/06/2019
Excel es una herramienta maravillosa. Y lo es, porque dentro del conjunto de soluciones que conocemos como ofimática, Excel se destaca por sus múltiples funcionalidades, la facilidad de operación y su constante desarrollo e innovación. Por ello, para un técnico administrativo, el manejo de Excel representa más que una prioridad: es una obligación.
Así es que hoy te hablamos a ti, que deseas iniciar tu formación como Técnico Administrativo y Finanzas en la FP Santa Gema. Excel es una hoja de cálculo muy potente, y tal vez, el miembro más funcional de la familia Microsoft Office. Sin embargo, muchos de sus usuarios no logran siquiera acercarse a la plenitud de sus posibilidades.
Seguro habrás visto personas que diseñan una hoja de trabajo en Excel, y trabajan con una calculadora al lado, o en el mejor de los casos, con la calculadora de Windows abierta, insertando los datos de las operaciones que realizan, en las celdas de Excel. Por supuesto, a nivel administrativo, el desconocimiento básico del manejo de Excel representa operaciones de retrabajo, mayor exposición al error humano y un desperdicio total de la mejor herramienta de ofimática existente en el momento.
Por ello, hoy te presentamos algunas funciones básicas de Excel que debes conocer, si deseas ser un Técnico de Administración y Finanzas eficiente y competitivo.
Funciones básicas de Excel que debes conocer si eres un Técnico administrativo
No te voy a enseñar cómo sumar, restar, multiplicar o dividir en Excel. Sólo una recomendación: en Excel, toda función u operación matemática, inicia con “= “. Sabiendo eso, solo te resta atender el sentido común. Ahora, veamos algunas funciones básicas de Excel, un poco más complejas, que debes conocer como Técnico Administrativo y de Finanzas:
Media o Promedio:
Esta función te devuelve en una celda, el valor medio o promedio entre varias celdas ocupadas con valores numéricos. La sintaxis es =PROMEDIO(Valor 1, Valor 2…)
Si deseas conocer el valor promedio de una lista de valores ubicados en celdas consecutivas o adyacentes, solo tendrás que escribir la sintaxis =PROMEDIO, abrir el paréntesis y seleccionar los valores que deseas evaluar. En algunas aplicaciones que no han sido configuradas para el idioma español, es probable que encuentres esta función como AVERAGE.
Mínimo y Máximo
De forma muy similar, puedes establecer cual es el número menor – =MINIMO – o el número mayor – =MAXIMO -, dentro de una lista de valores. Por ejemplo, puedes seleccionar un rango de celdas así: =MINIMO (M3:M39). En algunas versiones puedes encontrar que la función es =MIN o =MAX.
Concatenar:
Esta es una función esencialmente de texto, que te permite unir dos o más cadenas de texto, aunque pueden ser números – sólo que los toma como texto -, en una nueva celda. Ejemplo: =CONCATENAR(“flujo de la población a”, A2 “”A3” “es” A4”/km”) Así, obtendríamos un resultado como “flujo de la población de la truca es de 32 especies / km”.
Parece un poco pesado para el resultado que se obtiene. Pero si copias la fórmula y logras así, explicar con texto un buen número de resultados numéricos, entenderás los beneficios de esta funcionalidad.
Días laborales
Para un Técnico de Administración y Finanzas, las fechas y, los días laborales existentes entre dos determinadas fechas, resultan de gran importancia, para realizar evaluaciones de costes, estudios legales laborales, análisis de producción…
Una forma muy fácil de hacerlo es recurriendo a la funcionalidad de Excel =DIAS.LAB. Esta función devuelve el número de días laborales entre dos fechas, una de inicio y otra final.
Raíz Cuadrada:
¿Necesitas conocer la raíz cuadrada de un número? Solo tienes que escribir en cualquier celda =SQRT() o =RAIZ(). Entre paréntesis, escribes el número del que deseas conocer la raíz cuadrada, o la celda en la que se encuentra el valor del que deseas obtener la raíz cuadrada.
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